Cambio de usuario administrador

¿Necesitas asignar a un nuevo administrador de una o varias empresas que tu mismo administras dentro de Sinube?

Siendo el administrador de SINUBE  tienes permiso abierto a la visualización de toda la empresa: generación de perfiles, apertura de sucursales, administración de usuarios, traspaso de timbres, replicación de BD y más.

Recuerda que solo puede haber un administrador por empresa, es por ello que cuando aperturas una nueva empresa en SINUBE , requieres proporcionarle a tu Distribuidor el usuario designado para administrar.

Descarga la plantilla Alta de empresas  

Si quieres dar de baja las empresas, tu información no se pierde, a menos que solicites su total eliminación. Recuerda que los datos de las empresas quedan almacenados hasta por 10 años en SINUBE

Descarga la plantilla Baja de empresas

Para el cambio requieres:

• Ser usuario administrador de la o las empresas
• Tener el correo del usuario que será el nuevo administrador
• INE o Pasaporte
• El o los RFCs que serán traspasados de administrador.
• Acta constitutiva o Poder Notarial (dependiendo del caso del cliente) 

Solicita la migración de administrador de la siguiente manera:

1. Llena con la información que se te pide la solicitud para el cambio de administración de una o varias empresas, en su caso. El Formato es un PDF rellenable.

Descarga la solicitud. Cambio de administrador de una empresa.

- En caso de solicitar el cambio de administrador de más de una empresa requieres los siguientes formatos:

Descarga la solicitud. Cambio de administrador de varias empresas. 

Descarga la plantilla. Cambio de administrador de varias empresas.

2. Imprime y firma la solicitud correspondiente a tu caso, recuerda volverla a escanear.

3. Contacta a tu distribuidor o asesor comercial y solicita el cambio.

4. Mándale por correo electrónico la solicitud firmada con tu INE o Pasaporte. En caso de ser varias empresas adjunta también la plantilla Cambio de administrador de varias empresas con las razones sociales y RFCs de todas aquellas empresas a las que les vayas a ceder la administración.

¿Qué debes esperar?

1. Un agente de SINUBE DF se pondrá en contacto contigo vía telefónica para corroborar el cambio que se está pidiendo a tu nombre.

2. Una vez hecha esta confirmación se procederá al cambio, el cual estará listo a más tardar en una hora.

3. Se te notificará a ti y al nuevo administrador vía correo electrónico del cambio.

Recuerda: Una vez hecho el cambio de administrador, los permisos necesarios para acceder a la empresa, así como a su configuración e información se pedirán al nuevo administrador.

¡LISTO! Así de fácil podrás cambiar al usuario administrador de las empresas que manejes en SINUBE.

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Integración de costos (Almacén)

 ¿Sabías que puedes añadir al costo de tus productos en las entradas de almacén, costos adicionales como lo son fletes, seguros o aduana?

Esta opción te sirve para establecer de una forma más adecuada los costos reales de tu mercancía y saber cuanto te cuesta el producto en sí para poder sacar los reportes necesarios en tu negocio.

Para poder agregar costos adicionales a tus entradas de almacén, requieres:

• Tener activado tu módulo de SINUBE Administración o ERP en tu licencia.
• Tener generadas entradas de almacén (opcional)
• Tener las facturas de tus proveedores que sustenten los costos adicionales (opcional)

Sigue las instrucciones descritas a continuación:

1. Dirígete a la pestaña Almacén - Entrada y crea una entrada.

Nota: También puedes abrir esta opción con una entrada ya generada.

2.Selecciona la opción Otros - Desglose de costos adicionales

3. En la ventana emergente tendrás dos opciones:

a) Generar un nuevo cargo de forma manual. Agrega una descripción del cargo y su monto y dale clic en Aceptar.

b) Si tienes varios cargos por añadir, puedes ayudarte de la plantilla que el sistema te proporciona. Descarga la plantilla y en EXCEL edítala, recuerda copiar desde el encabezado, hasta el final de tu registro.

5. Supervisa el total de cargos adicionales y dale clic en Aceptar.

6. En costos adicionales se necesitarán manifestar el total de gastos por producto. Para el ejemplo (140/5=34) para que el sistema manifieste el costo acumulado e integrado. Recuerda Guardar los cambios.

7. Puedes añadir en Otros - Archivos relacionados algún documento que sustente la base del cálculo, como por ejemplo para el prorrateo cuando se trata de varios productos o las facturas de los proveedores que te ofrecieron los servicios que estás añadiendo.

Visualiza el Excel ejemplo que tenemos para el Cálculo de Integración de Costos

¡LISTO! Así de fácil podrás agregar los costos adicionales a tus productos en las entradas a almacén.

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Bloqueo de Procesos

 ¿Necesitas limitar las actividades administrativas de tus usuarios de fechas anteriores?

Existe una opción dentro de SINUBE llamada "Bloqueo de procesos" donde podrás evitar la alta o modificación de registros como los son: Cotizaciones, Pedidos, Facturas, Notas de venta, Entradas y Salidas de almacén.

Los procesos que son susceptibles a ser bloqueados son:

• Cotizaciones
• Agregar
• Actualizar
• Pedidos
• Actualizar
• Convertir a factura
• Cancelar
• Facturas de cliente
• Agregar factura
• Asignar fecha probable de pago
• Asignar saldo manual
• Cancelar
• Timbrar factura pendiente
• Notas de venta
• Agregar
• Cancelar
• Entradas de almacén
• Agregar
• Actualizar
• Actualizar fecha
• Actualizar precio de última compra
• Cancelar
• Salidas de almacén
• Agregar
• Actualizar fecha
• Cancelar
• Depósitos de clientes
• Agregar
• Modificar
• Cancelar
• Pagos a Proveedores (XML)
• Agregar
• Modificar
• Cancelar

Para poder bloquear los procesos anteriores, requieres:

• Ser usuario administrador de la empresa
• Contar con usuarios o más dentro de la empresa (opcional)
• Tener activado tu módulo de SINUBE Facturación, Administración o ERP en tus licencias.

PERMISOS

1- Dirígete a Parámetros - Seguridad

2. Verifica que tu perfil tenga validado el permiso para Bloquear los procesos en la carpeta Herramientas (puedes asignar a otro u otros usuarios para que bloqueen procesos dentro de su perfil) Ver entrada Perfiles de usuarios (permisos)

3. Recuerda Guardar

BLOQUEO DE PROCESOS

1. Dentro de la misma pestaña de Parámetros se encuentra la opción Bloqueo de procesos, selecciónala.

2. Si tienes más de una sucursal, selecciona la sucursal de la cual vas a limitar el proceso y selecciona Cargar datos

En la parte inferior (grid) aparecerán las opciones a bloquear. 

3. Selecciona a partir de que periodo vas a empezar a bloquear los procesos (si quieres que esta opción sea aplicada a todas las sucursales de la empresa de una vez, selecciona el check Actualizar TODAS las sucursales.

4. Selecciona el o los procesos que vas a bloquear para todos los usuarios.

5. Dale clic en Guardar. 

Cuando se intente generar algún proceso señalado con la fecha estipulada o anterior, el sistema arrojará el siguiente mensaje.

Para que un usuario pueda seguir realizando los movimientos anteriores sin que sea afectado por el Bloqueo de procesos requerirá en su Perfil de usuario tener marcada la opción No validad bloqueo de procesos.

Adicionalmente, en tu módulo de contabilidad (asociado al ERP), cuando generas un nuevo periodo contable, encontrarás la opción Cerrar procesos administrativos periodo X Con el cual se asignará la fecha de bloqueo para TODOS los procesos al periodo anterior al que se está generando.

¡LISTO! Así de fácil podrás, como usuario administrador, configurar los permisos de tus usuarios adicionales.

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Perfiles de usuario (permisos)

 ¿Sabes cómo asignarle permisos a tus usuarios SINUBE?

Como usuario administrador de la empresa, tendrás todos los permisos habilitados de tu licencia y también, deberás asignar los permisos de operación y consulta de el resto de tus usuarios con acceso a esa empresa que administras.

Es importante señalar que:

• Puedes generar tantos perfiles como usuarios tengas.
• Los perfiles contendrán los permisos operativos del o los módulos con los que tendrá interacción.
• Los perfiles son por empresa, es decir. puedes asignar un perfil determinado para un usuario en una empresa y otro con más o menos restricciones para el mismo usuario en otra empresa diferente.
• Para el caso del multialmacén, SINUBE cuenta con permisos por almacén y que usuarios tienen acceso a ellos, tanto para consulta, como para generar movimientos.
• El usuario adminisstrador de la empresa debe tener el tipo de licencia coincidente a los otros usuarios. (Si el administrador tiene una licencia de facturación y quiere asignarle permisos a un usuario de contabilidad o almacén, te será imposible, ya que su propia licencia no cuenta con dichos permisos, por ende, la licencia tiene que ser más grande).
• Existe dentro de los permisos uno especial para permitir a otros usuarios asignar permisos, así que si es necesario, puedes tener dentro de la empresa más correos que asignen permisos.

Para poder asignar los perfiles a los usuarios requerirás:

• Ser usuario administrador de la empresa
• Contar con usuarios o más dentro de la empresa

Sigue los pasos descritos a continuación:

 1. Dirígete a Parámetros - Seguridad

Estructura de la pantalla

a. Usuarios

b. Perfiles creados

c. Permisos por módulos

2. Genera un nuevo perfil. Dale clic en Nuevo perfil y captura en la ventana emergente el título que recibirá ese perfil. Dale clic en OK.

3. De lado izquierdo aparecerá el nuevo perfil creado. De lado derecho aparecerán todos los permisos de acuerdo al módulo al que tengas acceso.

4.  Los permisos los encontrarás segmentados por módulos en carpetas. Selecciona el perfil a configurar y de lado derecho selecciona los permisos para ese perfil en específico, recuerda darle en Guardar una vez que termines con la asignación de permisos.

5. Selecciona a al usuario al que le asignarás el perfil y selecciona el perfil que has creado para el. Dale clic en Guardar.

NOTA: El usuario al que le has asignado el perfil deberá ingresar nuevamente a SINUBE para ver reflejados los cambios en los permisos.

6. Del lado izquierdo podrás observar los tipos de perfiles y los usuarios que tienen asignado ese perfil

Puedes generar tantos perfiles como usuarios tengas, no hay límite. Solo considera que a un usuario solo se le puede asignar un perfil.

Cuando tu usuario no tiene los permisos asignados dentro del sistema le aparecerán los íconos pero en gris, y bloqueados, o en su caso el sistema le dirá que no tiene los permisos para realizar esa acción. 

Por ende, te corresponde como usuario administrador, asignarle de ser necesario los permisos adicionales que requiera desde el paso 4.

¡LISTO! Así de fácil podrás, como usuario administrador, configurar los permisos de tus usuarios adicionales.

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Tareas Internas

¡Ahora puedes generar actividades internas relacionadas con algún movimiento del sistema y relacionar a otros usuarios para asignar responsabilidades!

Esta acción te permitirá ligar documentos generados dentro del sistema con las actividades, como lo son: cotizaciones, pedidos, contratos, facturas, depósitos, órdenes de compra, entradas y salidas de almacén, entre otros más.

Para poder visualizar las opciones de las tareas internas necesitarás:

• Tener activado tu módulo de SINUBE CRM o ERP en tu licencia.

Sigue los pasos que se presentan a continuación:

PERMISOS

1. Dirígete a Parámetros - Seguridad

2. Verifica que el perfil de tu usuario / usuarios tengan habilitado los permisos: Tareas internas y Tareas internas - consultas 

TAREAS INTERNAS

 Ubica del lado derecho de tu pantalla dentro del sistema una barra lateral, donde:

1) Generación de una tarea interna (ligada con un documento) 

a) Captura el asunto de la tarea

b) Selecciona en el calendario la fecha límite para la culminación de la tarea.

c) Agrega a los participantes relacionados con esa tarea 

d) Captura el o los detalles de la tarea. 

Nota: Puedes añadir imágenes con Ctrl + V

Guarda los datos

Para relacionar documentos generados en SINUBE, ingresa al documento y dale clic en Generar una tarea interna. De esta forma se agregará una sección llamada Movimiento asociado.

2) Consulta / Creación II

Del lado izquierdo del Grid se mostrarán las tareas pendientes o vencidas que tengas.

Al seleccionar las tareas tendrás la opción de añadirles comentarios.

Cuando termines las tareas, selecciona CONCLUIR

Nota: Cuando quieras ignorar la tarea que te han asignado, selecciona DECLINAR. En la ventana emergente añade un comentario adicional a la declinación.

Nota: Cuando realices un cambio de fecha, asunto o contenido recuerda GUARDAR 

3) Consulta de calendario V2

Visualiza las todas las tareas en tu calendario corporativo

Utiliza los filtros para consultar por calendario o listado las tareas (internas y del sistema) que tengas generadas.

Dentro del CALENDARIO, al seleccionar un día en particular, se desplegará un resumen de las tareas programadas ese día.

En el LISTADO tendrás una visualización de las tareas pendientes y su estatus.

Nota: Este reporte es descargable en un archivo .XLS

Al darle clic en el icono Ver / visualizar ingresarás a la tarea.

Aparecerán más opciones para la edición al a tarea para su edición. Recuerda GUARDAR

¡LISTO! Así de fácil podrás generar tus tareas internas para darle seguimiento a tus pendientes y procesos con la agenda corporativa.

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Apartado de productos (Contratos II)

¡Aparta la materia prima de tus ordenes de producción de los productos que se están comprometidos a proyectos!

Anteriormente te mostramos el paso a paso generar tanto el Apartado de Productos desde el Contrato al momento de comercializar, cuando tienes comprometido tu producto en tu proyecto.

Hoy te mostraremos como apartar la materia prima de un producto que vayas a comercializar y que tenga matriz para generarle una Explosión de insumos y poder controlar las compras de tu mercancía. 

 Para ello requieres:

• Tener activado tu módulo de SINUBE Administración en tu licencia.
• Contar con 1 o más almacenes dentro de tu sucursal o sucursales
• Contar con existencia de productos inventariables
• Contar con una matriz de un producto terminado o semi terminado.

GENERA APARTADO

Sigue los pasos descritos a continuación para generar el apartado de tus productos comprometidos:

1. Genera un contrato desde Área Comercial con al menos 1 producto inventariable con matiz, guárdalo y autorízalo. 

2. Selecciona la opción de "Generar una orden de producción" podrás generar la orden desglosada (si tienes subproductos con matrices) o sin desglosar.

3. En la sección "Orden de Producción" verás las órdenes generadas de acuerdo a tu selección

4.Selecciona la sección Explosión Ordenes de producción y dale clic en la opción Calcular explosión

NOTA: Las opciones Topar Cantidad y Topar costo te servirá para controlar las cantidades y precios de los productos que desees comprar para respetar las utilidades del contrato.

5.  Ubica el desplegable Existencia y selecciona la opción Todos los almacenes.

Nota: Reduce el tamaño del navegador para visualizar las demás opciones del contrato.

6.  Al recorrer las opciones de la pantalla observarás las existencias de las materias primas en los diferentes almacenes que tienes en la sucursal (de tus productos inventariables).

7. Selecciona el o los productos que quieras apartar y despliega las opciones del menú Apartados. Puedes apartar todos los productos en existencia o solamente los de la explosión.

8. Selecciona en la ventana de Apartados las características de tu apartado. Dale clic en Aceptar.

Para conocer más a fondo el uso de la pantalla de apartados visita la entrada Apartado de Productos (Almacén)

CONSULTA DE APARTADO

I. CONTRATO

Para ver el apartado de tu producto en el pedido realiza lo siguiente:

1. Dentro del mismo contrato donde hiciste el apartado, dirígete  a Explosión Ordenes de producción - Apartados  - Ver Apartado

2. Se desplegará una columna de lado derecho de X Requerir llamada Apartado

3. Al darle clic en (...) Desplegará una ventana con el almacén, cantidad y estatus del apartado.

II. ALMACÉN - APARTADOS

1. Dirígete a Almacén - Apartados

2. Dentro de tu sección de apartados aplica un filtro de acuerdo a tus parámetros deseados. Puedes buscar por contrato o por día.

3. Podrás visualizar un listado con los apartados generados, en la columna Origen te dirá la procedencia del apartado.

4. Al darle clic en el icono marcado, SINUBE te llevará directamente al contrato de referencia.

Para conocer más opciones de consulta de Apartados visita la entrada: Apartado de Productos desde el almacén

Recuerda que una vez apartada la mercancía no estará disponible para su visualización en la consulta de almacén  para su uso o venta (desde cotizaciones, notas de venta, contratos y facturas), al menos no hasta que termine la vigencia del apartado o en su caso el apartado sea eliminado.

¡LISTO! Así de fácil podrás generar los apartados de tu materia prima cuando lo tienes dentro de un proyecto o contrato de producción.

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